Les principales étapes pour réussir sa gestion de projet

Chaque année, les entreprises (grandes ou petites) démarrent de nombreux projets. Cependant, les gestionnaires de projets peinent encore à trouver la formule pour réussir la « gestion projet ». En effet, mener à bien un projet nécessite la prise en compte de plusieurs facteurs. Quelles sont donc les différentes étapes nécessaires à la réussite d’une gestion de projet ?

Il faut définir les objectifs du projet

Souvent négligée, il s’agit toutefois de la principale étape de la gestion efficiente d’un projet. En effet, la non-détermination des objectifs d’un projet peut être vraiment préjudiciable, en ce sens qu’il donne lieu à « l’effet tunnel ». Ainsi, le chef de projet qui ne fixe pas les objectifs de son projet, se lance et avance pour finalement se rendre compte qu’il a mal compris son sujet.

Il s’agit donc de définir l’objectif principal et les objectifs secondaires essentiels à un projet d’entreprise. Pour y parvenir, il existe plusieurs outils d’aide à la décision. Ainsi, la méthode la plus utilisée est celle du SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réalisable, Temporel). Il s’agit des spécificités nécessaires à un objectif.

Aussi, en déterminant les objectifs d’un projet, il faut penser aux contraintes auxquelles le projet pourrait être confronté. Généralement celles-ci sont liées au marché, à la technologie, au budget, aux délais, aux ressources humaines, etc.

Ensuite, il faut identifier les tâches à exécuter

Une fois que les objectifs d’un projet sont déterminés, cette étape sert de fondation à la planification d’un projet. À ce titre, elle est extrêmement délicate. Ceci dit, l’oubli d’une tâche peut compromettre la bonne exécution et par ricochet la gestion d’un projet. Pour éviter qu’une telle chose se produise, il faut se poser la question de savoir quelles sont les actions qui favoriseraient l’atteinte des objectifs.

Ainsi, le projet doit être découpé en plusieurs étapes avec un résultat concret à atteindre à chaque étape. Par la suite, il faudra répertorier à chaque étape toutes les actions à mener. Il est aussi recommandé de préciser la nature de chaque tâche ainsi que les ressources nécessaires à son exécution. Cette étape permet d’anticiper et d’identifier tous les aspects inhérents au projet.

L’organisation des tâches et des ressources comme 3^e étape de la gestion efficiente d’un projet

Une fois les tâches répertoriées, il est temps de passer à la gestion de projet. Ainsi, à cette étape, il est question d’organiser les tâches identifiées en faisant preuve de logique et d’efficacité. Le terme utilisé pour définir cette étape est « l’ordonnancement ». Il préconise que les tâches à exécuter doivent suivre un ordre logique. Ceci permet d’identifier les tâches qui nécessitent la réalisation d’autres actions en amont.

D’apparence simple, dans la réalité cette étape ne l’est pas toujours. Pour cette raison, il est recommandé au gestionnaire de projets de faire preuve d’organisation et de rigueur. De plus, il s’agit d’une étape importante, car elle permet de conditionner les performances de toutes les personnes mobilisées.

Cependant, il faudra aussi veiller à une bonne répartition des ressources (matérielles, financières, humaines, etc.) par rapport aux tâches à exécuter. Ainsi, il est nécessaire d’avoir établi un budget prévisionnel en amont, de déterminer les collaborateurs et leur degré d’implication. Toutes ces informations seront utiles pour faire un calendrier des tâches à exécuter.

La détermination des durées et des contraintes de certaines tâches et ajouter les tâches externes

La réalisation d’une action implique la détermination de marges de sécurité. Ainsi, le chef projet peut :

• Faire une ou plusieurs relances avant la date de livraison des livrables ;
• Formaliser les demandes aux parties concernées ;
• Trouver des moyens de faire avancer les dossiers ;
• Maintenir les dates approuvées par les participants, etc.

Ensuite, il s’agira de déterminer les durées ou charges de travail. En effet, il existe plusieurs d’outils d’aide (Microsoft Project, Open Workbench, etc.) à la détermination des durées. Avec la plupart de ces outils, le gestionnaire de projet pourra faire une entrée directe de cette donnée. Par contre, d’autres outils comme Open Workbench font plutôt référence à la charge de travail. D’autres logiciels encore sont conçus de telle façon que la durée représente une sortie du logiciel lui-même.

Quant à la question des contraintes, il s’agit par exemple des dates limites pour la déclaration d’impôts. Toutefois, il existe d’autres contraintes liées aux dates, il s’agit de : début au plus tôt, début au plus tard, doit commencer le, doit finir le, fin au plus tôt, fin au plus tard. Aussi, il faut savoir que la réussite de la gestion d’un projet dépend aussi des tâches externes.

Ces dernières peuvent être enregistrées comme des tâches standard, ou sous la forme de « Jalon ». Dans ce dernier cas, vous n’aurez qu’à cocher pour passer d’une tâche à une autre. Ainsi, il est inutile de lui appliquer une durée.

La définition et le choix des outils nécessaires à une gestion de projet réussie

La gestion de projet n’est en pas une activité qui s’improvise, et c’est pour cette raison qu’elle s’avère complexe dans certains cas. En effet, le Manager de projet doit vérifier un certain nombre d’aspects pour le bon déroulement du projet. Pour se faire, il a besoin de se faire assister par un outil de gestion. Ce dernier lui permettra de faire un gain de temps et de constater l’avancement du projet.

C’est ainsi qu’il existe des logiciels pour automatiser la gestion des projets d’entreprises. En fonction de la taille du projet, il existe un outil adapté.

La planification du suivi du projet

Le suivi d’un projet est une étape aussi importante que la conception du projet. En effet, il permet de faire le point sur la situation actuelle et surtout de déterminer les modifications nécessaires à l’avancement du projet. Grâce au suivi, le gestionnaire de projet pourra tirer des leçons pour la gestion de projets. De plus, cette étape permettra à ce dernier d’optimiser ses techniques de management de projet et d’évaluer la performance des équipes.

Par contre, pour réaliser cette étape, il faudra définir au préalable et mesurer régulièrement les Kpi qui sont les indicateurs de performances. Vous l’aurez compris, chez Agence SEO, la gestion de projet est au cœur même de notre métier. Que ce soit lors de la création d’un site web, la mise en place d’une campagne de netlinking, ou toute autre chose, il y a une méthodologie stricte derrière.